In einer WEG-Jahresabrechnung darf es keine Abgrenzungen im Sinne periodenübergreifender Einnahmen oder Ausgaben geben. Maßgeblich ist das Zufluss-Abflussprinzip: Berücksichtigt werden ausschließlich Zahlungen und Gutschriften, die im betreffenden Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen sind. Die für Heizkosten erforderliche Zuordnung erfolgt durch Umbuchungen zwischen verschiedenen Buchungskonten innerhalb desselben Abrechnungsjahres.
Keine Verlagerung in andere Abrechnungsjahre
Eine tatsächlich geleistete Zahlung bleibt in dem Jahr, in dem sie vom Konto der Gemeinschaft abgeflossen ist. Sie darf nicht als periodenfremder Aufwand in ein anderes Jahr verschoben werden. Umgekehrt darf die Abrechnung keinen Aufwand enthalten, dem im Abrechnungsjahr kein entsprechender Geldfluss gegenübersteht.
Der Begriff „Abgrenzung“ ist deshalb missverständlich, wenn damit eine handelsrechtliche Rechnungsabgrenzung gemeint ist. Bei der WEG-Abrechnung wird kein Betrag aus dem Abrechnungsjahr herausgenommen oder in ein anderes Jahr hineingezogen. Die Buchungen werden lediglich innerhalb des Jahres sachgerecht auf unterschiedliche Konten verteilt.
Heizkosten: Geldfluss und Verbrauch gleichzeitig abbilden
Der Bundesgerichtshof hat für Brennstoffkosten klargestellt: In die Jahresgesamtabrechnung gehören sämtliche im Abrechnungszeitraum geleisteten Zahlungen für die Brennstoffbeschaffung. Für die Verteilung in den Einzelabrechnungen sind dagegen die Kosten des im selben Zeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs maßgeblich. Der Unterschiedsbetrag muss verständlich erläutert werden (BGH, Urteil vom 17. Februar 2012, V ZR 251/10).
Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters liefert die verbrauchsbezogene Verteilung. Sie ersetzt nicht den Abgleich mit den Bankkonten. Die Buchhaltung muss deshalb sicherstellen, dass die Summe aller betroffenen Buchungskonten genau den im Abrechnungsjahr tatsächlich geflossenen Geldern entspricht.
„Die Einzelabrechnung darf sich bei der Abrechnung von Heizung und Warmwasserbereitung in diesem Punkt nicht auf die Darstellung des tatsächlichen Verbrauchs beschränken. Sie muss auch die über den tatsächlichen Verbrauch hinausgehenden, der Gemeinschaft aber tatsächlich entstandenen Kosten verteilen, da auch sie aufgebracht werden müssen. […]“
So funktioniert die Umbuchung innerhalb des Jahres
- Geldfluss feststellen: Zunächst werden alle im Abrechnungsjahr tatsächlich bezahlten oder gutgeschriebenen Brennstoff-, Energie- und Abrechnungskosten anhand der Bankbewegungen ermittelt.
- Heizkostenkonto verwenden: Die Kosten, die nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig auf die Einheiten zu verteilen sind, werden auf einem dafür vorgesehenen Buchungskonto erfasst. Der Verteilungsschlüssel entspricht der Heizkosten-Einzelabrechnung.
- Differenzkonto verwenden: Nicht verbrauchte, aber bereits bezahlte Verbrauchsgüter sowie nicht bezahlte, im Heizkostenkonto jedoch bereits verteilte Abrechnungskosten werden auf einem zweiten Buchungskonto abgebildet. Für dieses Konto gilt der allgemeine Schlüssel nach § 16 Abs. 2 WEG oder ein anderer wirksam vereinbarter oder beschlossener Schlüssel.
- Nur innerhalb des Jahres umbuchen: Die erforderlichen Korrekturbuchungen verschieben Beträge zwischen diesen Konten. Sie ändern weder das Zahlungsjahr noch die Gesamtsumme der Einnahmen und Ausgaben.
- Kontensumme abstimmen: Die Summe der Buchungen auf beiden Konten muss exakt der Summe der tatsächlich im Abrechnungszeitraum geflossenen Gelder entsprechen.
Vereinfachtes Zahlenbeispiel
Hat die Gemeinschaft im Abrechnungsjahr 12.000 Euro für Brennstoff bezahlt, während auf den tatsächlichen Verbrauch 10.500 Euro entfallen, werden 10.500 Euro über das Heizkostenkonto verbrauchsabhängig verteilt. Die verbleibenden 1.500 Euro werden im selben Jahr auf das zweite Buchungskonto umgebucht und nach dem dort maßgeblichen Schlüssel verteilt. Beide Konten ergeben zusammen weiterhin genau 12.000 Euro. Es wird kein Betrag in das Folgejahr verschoben.
Enthält die Heizkostenabrechnung umgekehrt Kosten, die im Abrechnungsjahr noch nicht bezahlt wurden, muss die Gegenbuchung auf dem zweiten Konto dafür sorgen, dass auch dann nur der tatsächliche Geldfluss in die WEG-Abrechnung eingeht.
Prüfschema vor der Fertigstellung
- Sind ausschließlich Zahlungen und Gutschriften des Abrechnungsjahres berücksichtigt?
- Wurde kein Betrag in ein anderes Abrechnungsjahr verlagert oder aus einem anderen Jahr vorgezogen?
- Stimmt das Heizkostenkonto mit der verbrauchsabhängigen Verteilung des Messdienstleisters überein?
- Ist die Differenz vollständig auf dem zweiten Buchungskonto abgebildet?
- Entspricht die Summe beider Konten exakt den tatsächlich geflossenen Geldern?
- Sind beide Verteilungsschlüssel korrekt hinterlegt und ist die Überleitung verständlich erläutert?
Beschlussfassung und Fehlerfolgen
Die Wohnungseigentümer beschließen nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG über Nachschüsse und die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Beruhen diese Beträge auf unzulässigen periodenübergreifenden Abgrenzungen, ist die Berechnungsgrundlage fehlerhaft. Der BGH hat 2025 klargestellt, dass ein Beschluss bei einer rechnerisch selbstständigen und abgrenzbaren fehlerhaften Kostenposition unter bestimmten Voraussetzungen teilweise für ungültig erklärt werden kann (BGH, Urteil vom 11. April 2025, V ZR 96/24).
Fazit für die Verwalterpraxis
Die WEG-Abrechnung bleibt eine reine Geldflussrechnung. Bei Heizkosten werden Verbrauch und Differenz über getrennte Buchungskonten innerhalb desselben Jahres verteilt. Die Umbuchung verändert die Kontenzuordnung, aber niemals das Zahlungsjahr oder die Gesamtsumme. Am Ende müssen die Buchungen vollständig zu den tatsächlichen Bankbewegungen zurückführen.
Quellen
- BGH, Urteil vom 17. Februar 2012 – V ZR 251/10 (PDF)
- Prof. Dr. Johanna Schmidt-Räntsch, ZfIR 2012, 293 (305)
- BGH, Urteil vom 11. April 2025 – V ZR 96/24 (PDF)
Der Beitrag gibt den Stand am 5. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.